Franchisekosten
Zoek de status achter het open bedrag
Is de factuur correct ontvangen, mist er een inkooporder, is de klant ontevreden over een deel van het werk of kan hij niet betalen? Noteer de afgesproken betaaldatum, het bedrag dat de klant erkent en wat er nog onderzocht moet worden. Een late betaling is niet automatisch oninbaar. Een discussie over een onderdeel hoeft evenmin te betekenen dat de hele opdracht nooit wordt betaald.
De dagelijkse opvolging hoort los te staan van de financiële raming. Wijs iemand aan die de klant op een passende manier benadert en de contactmomenten noteert. De administrateur kan met die feiten de waarde van de vordering en eventuele fiscale verwerking beter beoordelen dan met een rood gemarkeerde bankregel alleen.
Reken vanaf wat er al uit de kas is gegaan
Neem een factuur met €1.000 verkoopwaarde exclusief btw. Voor materialen en rechtstreeks ingehuurde hulp heeft de vestiging €430 betaald. Zonder betaling ontbreekt de verwachte kasontvangst terwijl de €430 al weg is. Als de klant later de helft betaalt, moet je de uitkomst opnieuw bepalen. Tel de gemiste verkoopwaarde en de volledige al uitgegeven kosten niet zonder nadere uitleg als twee losse verliezen boven op elkaar.
Onderzoek hoeveel van je vaste verplichtingen afhankelijk waren van deze ontvangst. Als een andere factuur op tijd binnenkomt kan die een kaspiek helpen overbruggen, maar dat herstelt de waarde van de oninbare opdracht niet. Houd de vraag ‘kunnen we vandaag betalen?’ apart van het resultaat op deze specifieke klant.
Laat de btw op de juiste periode beoordelen
De Belastingdienst behandelt teruggaaf bij oninbare vorderingen voor ondernemers die het factuurstelsel gebruiken. Als oninbaarheid zeker is, kan onder voorwaarden de betreffende btw via de aangifte worden verwerkt. De dienst legt uit hoe de termijn wordt bepaald en hoe je omgaat met een later alsnog ontvangen bedrag. Het bedrag dat mogelijk wordt gecorrigeerd hangt ook af van het nog openstaande deel. Laat jouw concrete situatie en tijdvak controleren.
Kies wat je de volgende opdracht anders doet
Vraag bij grotere orders wie de acceptatie tekent, welke tussentijdse facturering is afgesproken en wie een afwijking direct meldt. Verander voorwaarden samen met de klant of op de juiste contractuele manier. Een helder orderdossier kan een betalingsdiscussie verkorten en maakt het makkelijker om latere verliezen op werkelijke oorzaken te begroten.
Vragen voor het vervolg
- Welk deel is betwist en welk deel erkent de klant?
- Welke uitvoeringskosten zijn al betaald?
- In welke periode moet een eventuele btw-correctie beoordeeld worden?
Bronnen
Welke post wil je doorrekenen?
Een open factuur raakt de kas direct, terwijl een definitief verlies en een eventuele btw-correctie een afzonderlijke onderbouwing en verwerking vragen.