Franchisekosten
Kasboek 2 min lezen

Welke administratie zit in het maandbedrag van je boekhouder?

Een franchiseformule levert een centraal kassasysteem, de boekhouder biedt een abonnement en de bank verkoopt een koppeling. Drie partijen noemen de administratie geregeld. Maar wie koppelt een verkeerd geboekte retour aan de juiste transactie en wie beantwoordt jouw vraag over de aangifte? Het laagste maandbedrag zegt weinig als een deel van het werk uiteindelijk op je eigen zondagmiddag belandt.

Een metalen sleutelbos op een houten tafel in zacht licht.
Kasboek Filip Szalbot · Unsplash
01

Geef één verkoop een reis door de administratie

Volg een fictieve verkoop van €75 vanaf de kassa, via de betaaldienst en de bank naar de boekhouding. Bij elke overgang noteer je wat automatisch wordt overgenomen en wie een afwijking beoordeelt. Doe hetzelfde voor een inkoopfactuur en een lokale declaratie. Een kassakoppeling kan de omzet doorzetten terwijl het afstemmen van een netto-uitbetaling nog handmatig moet gebeuren. Neem bij meerdere filialen ook mee wie beslist aan welke vestiging een gedeelde factuur wordt toegerekend.

KVK beschrijft de administratie die bij ondernemen hoort en de rol van boekhouden. Leg voor je eigen situatie met een deskundige vast welke gegevens en aangiften nodig zijn. Werk je met personeel of verschillende omzetstromen, dan kan de benodigde dienstverlening afwijken van een eenvoudig starterspakket. De ondernemer moet weten wie de stukken verzamelt en wanneer ze moeten zijn aangeleverd.

02

Zet hetzelfde kwartaal naast twee offertes

A rekent in een fictieve vergelijking €95 per maand en €120 voor een afzonderlijke kwartaalcontrole. Voor drie maanden is dat €405. B vraagt €125 per maand inclusief de omschreven controle en komt daarmee voor dezelfde periode op €375. Deze bedragen vertellen niets over de goedkoopste aanbieder zolang nog onbekend is of beide pakketten bijvoorbeeld bankafstemming, btw-aangifte en het bespreken van de uitkomst omvatten.

Vraag naar limieten op aantallen transacties, gebruikers en vragen. Hoe rekent een aanbieder extra werk voor een correctie op een eerdere maand? Wat kost het inrichten van de administratie en het overnemen van openingssaldi? Bij een overname kan dat eerste werk zwaarder zijn dan bij een nieuwe vestiging met slechts enkele openingsfacturen.

03

Begroot het werk dat bij jou terugkomt

Wie moet een onleesbare bon opnieuw opvragen en wie signaleert dat een afdeling facturen te laat aanlevert? Noteer per terugkerende taak hoeveel tijd jij of een collega nodig heeft. Is je eigen tijd niet apart gefactureerd, reserveer dan toch een haalbaar moment in je werkweek. Een abonnement bespaart weinig werk wanneer alle onopgeloste uitzonderingen alsnog op je bureau eindigen.

Vraag tenslotte hoe je bij vertrek toegang houdt tot de eigen administratie en wat overdracht naar een volgende dienstverlener inhoudt. Leg de volledige offerte naast je planningskalender. Dan zie je niet alleen hoeveel de boekhouder kost, maar ook wie de cijfers op een bruikbaar moment heeft gecontroleerd.

Vragen voor het vervolg

  • Wie stemt de netto-uitbetaling van de betaaldienst af?
  • Welke kwartaalhandeling wordt apart berekend?
  • Welke administratieve taken blijven tijdens mijn drukste week bij mij liggen?

Bronnen

Franchisekosten

Welke post wil je doorrekenen?

Een boekhoudprijs is pas vergelijkbaar met een tweede voorstel als dezelfde gegevens, controles, aangiften en eigen werkzaamheden zijn meegenomen.