Wat kost het als een geboekte klant wegblijft?

Maak onderscheid tussen afzeggen en wegblijven

Een klant die dagen van tevoren afzegt, geeft je gelegenheid een andere boeking aan te nemen. Een klant die er om kwart over tien nog steeds niet is, laat een veel kleiner bruikbaar stukje tijd achter. Tel daarom apart hoe vroeg de afspraak vervalt, of de plaats opnieuw wordt gevuld en of er vooraf al iets speciaal voor deze klant is klaargezet.

Gebruik bij een formulebezoek een geanonimiseerd dagoverzicht. Stel dat er op papier twaalf afspraken stonden, waarvan twee tijdig zijn afgezegd. Eén van die twee plekken is opnieuw geboekt en de tweede bleef leeg. Vervolgens kwam een andere klant zonder bericht niet opdagen. Dan zijn tien afspraken uitgevoerd. Tel de vervangende klant slechts eenmaal en houd de tijdige lege plek gescheiden van de onverwachte.

Schat de gemiste bijdrage en het nuttige alternatief

Een verzonnen dienst kost de klant €55 exclusief eventuele btw en vraagt €8 aan materialen die je pas bij aankomst opent. Als de klant wegblijft en niemand anders komt, ontbreekt €47 aan bijdrage voor de al geplande uren en andere kosten, zolang je de materialen inderdaad bespaart. Moest een persoonlijk pakket van €8 vooraf klaargemaakt worden en kun je dat niet hergebruiken, dan verandert het verlies.

De medewerker kan de vrije tijd misschien gebruiken voor een noodzakelijke voorraadcontrole die anders na sluiting zou gebeuren. Maak dat effect alleen zichtbaar als die extra tijd vervolgens echt wordt vermeden. Een taak verplaatsen binnen een reeds betaalde dienst maakt een lege stoel geen verkochte dienst, maar kan wel een latere kostenpost verminderen.

Vraag naar de gekozen oplossing en haar kosten

Een herinnering vooraf, een korte wachtlijst of een bevestigingsstap kan ieder iets anders betekenen voor de klant. Reken bij een nieuw boekingssysteem zowel het vaste abonnement als de tijd voor terugbellen mee. Als een formule kosten wil berekenen bij wegblijven, laat de voorwaarden en de wijze waarop klanten ermee instemmen beoordelen. Neem een mogelijke vergoeding pas als opbrengst op wanneer de afspraken en daadwerkelijke inning die verwachting dragen.

Vraag na een proefperiode welke tijden opnieuw gevuld raken en welke structureel leeg blijven. Baseer je openingsuren en personeelsplanning daarna op uitgevoerde afspraken, nog te benutten capaciteit en betrouwbare vraag. De agenda wordt zo een onderbouwing voor je begroting in plaats van een optimistische optelsom van boekingen.

Vragen voor het vervolg

• Hoeveel tijdig geannuleerde plaatsen raken opnieuw bezet?
• Welke materialen zijn al gebruikt vóór de afspraak?
• Welke omzet is echt ontvangen na een gemiste boeking?

Bronnen

• Hoe bereken je een goede verkoopprijs voor je product? · KVK
• Hoe je van een overeenkomst afkomt · KVK