Hoeveel geld blijft er achter in de lege kratten?

Kijk wat de leverancier precies berekent

Neem een voorbeeldfactuur en markeer elke regel voor dozen, herbruikbare bakken, transport en borg. Laat de leverancier uitleggen welk bedrag definitief is en welk bedrag je bij correcte teruggave terugkrijgt. De Belastingdienst onderscheidt statiegeld van gewone verpakkingskosten bij de uitleg over btw op goederen. Geef je boekhouder dus de werkelijke afspraken en de originele factuur, zodat de verwerking aansluit op wat er geleverd en afgesproken is.

Vraag ook wat een leverancier onder correct verstaat. Gaan alle bakken in hetzelfde systeem terug, moeten labels worden verwijderd en wie beslist over beschadigingen? Een leeg krat dat achter de balie staat, is voor de leverancier nog niet terug. Afhankelijk van de afspraken kan er tijd zitten tussen ophalen, tellen en boeken.

Bereken de piek op de dag voor retour

Stel dat je drie keer per week tien kratten ontvangt en per krat €8 betaalt die je bij retour terugkrijgt. Worden alle dertig kratten pas aan het einde van de week opgehaald, dan kan €240 tegelijk vastzitten. Vier kratten die de chauffeur laat staan, vertegenwoordigen nog €32. Als die de volgende week alsnog meekunnen, blijven het tijdelijk vastliggende euro’s. Worden ze definitief afgekeurd, dan kan het bedrag volgens je afspraken voor jouw rekening komen.

Vergelijk nu twee leverroutes bij dezelfde hoeveelheid producten. De eerste vervoerder neemt bij iedere levering de vorige partij leeggoed mee. De tweede haalt alles in een aparte rit op. Neem de vrij te houden vierkante meters mee en tel hoeveel tijd iemand kwijt is aan sorteren en tellen. Een verschil in retourfrequentie kan zo belangrijker blijken dan het bedrag per bak.

Controleer het einde van de keten

Vraag om een retourbon waarop type en aantal staan. Laat een medewerker één levering volgen tot én met de creditregel op de afrekening. Stem vooraf af wie een afwijking onderzoekt, binnen welke termijn je een verschil kunt melden en of je het geld terugkrijgt of alleen verrekening op een volgende levering.

Met een levervoorbeeld, retourbon en afrekening kan een toekomstige ondernemer vaststellen welk bedrag nog onderweg is. Gebruik dat hoogste tussentijdse bedrag in je liquiditeitsplanning en houd definitieve verliezen afzonderlijk bij. Dan zie je of een knellend saldo wordt veroorzaakt door een te lange omloop, door beschadiging of door onvolledige registratie.

Vragen voor het vervolg

• Wanneer boekt mijn leverancier een retour?
• Welk bedrag kan tussen twee ophaalrondes vastzitten?
• Wie vergelijkt de retourbon met de volgende afrekening?

Bronnen

• Btw berekenen over goederen · Belastingdienst
• Liquiditeitsbegroting maken · KVK