Franchisekosten
Kasboek 2 min lezen

Wat betaal je voor de software van een nieuwe vestiging?

Kassa, planning, boekhouding en klantenservice kunnen elk een eigen softwarecontract hebben. In de begroting van een kandidaat staan ze soms samen onder “automatisering per maand”. De eerste facturen kunnen toch sterk verschillen van dat ene bedrag. Zoek uit hoeveel mensen toegang nodig hebben, welke vestigingskosten altijd lopen en welke onderdelen de centrale organisatie al betaalt.

Leeg spiraalnotitieboek met pen op een leren stoel
Kasboek Kelly Sikkema · Unsplash
01

Maak zichtbaar wat je daarvoor kunt doen

Omschrijf iedere dienst aan de hand van een taak. Denk aan een verkoop registreren, een rooster publiceren, bestellingen plaatsen of facturen aan de administratie leveren. Vraag of de dienst verplicht is en of de formulegever een contract namens het netwerk heeft gesloten. Een lokale licentie naast een centrale vergoeding kan terecht zijn wanneer ze verschillende functies dekken. Vraag om uitleg zodra hetzelfde gebruik tweemaal op de lijst lijkt te staan.

Noteer wie het contract afsluit en hoe lang de afspraak loopt. Kijk naar implementatie, instructie, apparatuur, technische ondersteuning en overstapkosten. Een maandbedrag voor de software kan alleen het gebruik dekken, terwijl de inrichting van de gegevens en het koppelen van de kassa afzonderlijk worden gefactureerd. Zet éénmalige bedragen op hun eigen betaalmoment.

02

Tel de rekeneenheden apart

Neem een fictief voorstel van €85 per vestiging per maand met drie gebruikers inbegrepen. Voor ieder extra actief account geldt €8. Het systeem rekent daarnaast €0,06 per geregistreerde transactie. Een vestiging met zeven actieve gebruikers en duizend transacties komt dan op €85 plus vier maal €8 plus €60, samen €177 per maand. Zijn er in de eerste rustige maand vier gebruikers en vierhonderd transacties, dan is het bedrag onder dezelfde aannames €117. De bedragen zijn exclusief btw en geen tarieven van een aanbieder.

Vraag wat “actief” en “transactie” in het contract betekenen. Telt een gebruiker zodra het account bestaat, zodra iemand inlogt of naar het aantal gelijktijdige sessies? Tellen testboekingen of geannuleerde orders mee? Eén afwijkende definitie kan een groot verschil maken bij een vestiging met veel tijdelijke medewerkers.

03

Kijk naar de eerste en laatste factuur

Sommige voorstellen worden vooruit betaald, andere achteraf afgerekend. Neem de werkelijke betaalwijze op in de kasplanning. Vraag bij een langere overeenkomst ook naar het moment van verlengen, de procedure voor minder gebruikers en de mogelijkheid gegevens in een bruikbaar formaat mee te nemen wanneer de dienstverlening eindigt. Laat juridische voorwaarden beoordelen die je niet zelf kunt duiden.

04

Werk met een proefmaand

Zet voor een representatieve maand de verwachte aantallen naast het ernaast gelegen piekscenario. Controleer na ontvangst van de eerste factuur welke regels de leverancier daadwerkelijk heeft gebruikt. Dan kun je een onbedoeld actief account laten onderzoeken en een te lage begroting tijdig bijstellen zonder de noodzakelijke toegang van medewerkers te blokkeren.

Vragen voor het vervolg

  • Welke service is al opgenomen in mijn formulevergoeding?
  • Wanneer telt iemand als betaalde gebruiker?
  • Welke rekening komt vóór ik mijn eerste verkoop heb gemaakt?

Bronnen

Franchisekosten

Welke post wil je doorrekenen?

Een softwarebedrag wordt bruikbaar zodra je weet of de leverancier rekent per vestiging, gebruiker, transactie of eenmalige inrichting.