Welke uren kosten geld tijdens het inwerken?

Volg één trainingsgroep door de week

Maak een eenvoudige kalender met de momenten waarop iedere medewerker wordt verwacht. Noteer per blok het doel van de bijeenkomst, de duur, de plaats en de begeleider. Een centrale theorieles van drie uur kan voor een vestiging vijf uur afwezigheid betekenen als de reis heen en terug ook tijd vraagt. Zoek apart uit hoe je die reistijd en eventuele reisvergoeding in de toepasselijke afspraken verwerkt. Neem voor de eigen berekening geen standaardvergoeding aan.

Bepaal ook wat degene die begeleidt op dat moment anders zou hebben gedaan. Als een ondernemer zelf lesgeeft, hoeft daar geen nieuwe loonbetaling bij te komen. Er blijft wel minder tijd over om het pand te controleren of leveranciers te ontvangen. Organiseer daarvoor zo nodig vervanging en vermeld welke kosten uitsluitend door dat besluit ontstaan.

Doe de som met uren en met geld

In een fictieve trainingsweek volgen drie medewerkers ieder zes uur instructie. Samen zijn dat achttien deelnemersuren. Eén begeleider besteedt er zes uur aan. In totaal vraagt de bijeenkomst dus vierentwintig arbeidsuren. Dat is iets anders dan de zes uur die op de agenda staan. Als die begeleider al voor zes uur in het vestigingsrooster was opgenomen, voorkom je een dubbeltelling door dat bij dezelfde regel te zetten.

Gebruik vervolgens een passende raming voor de totale werkgeverskosten per uur. KVK wijst op kosten naast het brutoloon. Neem daarom het concrete salaris, toepasselijke afspraken en de lasten voor jouw situatie als uitgangspunt. Stel dat in een oefenbegroting uitsluitend de achttien deelnemersuren extra worden betaald tegen geraamd €25 per uur inclusief werkgeverskosten. Dan is €450 extra ingeboekt. Reiskosten, eventuele vervanging en de factuur van de opleider zitten alleen in dat bedrag als je ze bewust hebt meegerekend.

Kijk wat er na de les gebeurt

Een medewerker kan na de les de theorie kennen en de eerste klant toch samen met iemand anders moeten helpen. Plan daarom ook het moment waarop iemand de handeling onder begeleiding probeert en wanneer zelfstandige inzet verstandig is. Noteer wie daarover beslist en op welke waarneming dat besluit berust. Dat maakt de startplanning concreter dan een groen vinkje achter “training gevolgd”.

Vraag de formulegever hoe een inhaalmoment werkt bij ziekte of een latere indiensttreding. Vermeld in de begroting wie een extra les kan aanvragen en welk bedrag vooraf bevestigd moet zijn. Dan weet je zowel wat de eerste groep kost als welk deel van het budget je voor nieuwe collega’s beschikbaar wilt houden.

Vragen voor het vervolg

• Welke uren staan al in mijn reguliere bezetting?
• Wie bepaalt of iemand na de les zelfstandig kan werken?
• Welke extra uitgaven ontstaan bij een inhaalmoment?

Bronnen

• Zo bepaal je het salaris van je eerste werknemer · KVK
• Kan ik mijn eerste werknemer betalen? · KVK
• Franchisenemer worden? Houd hier rekening mee · KVK